Organisation für einen klaren Kopf und ein entspanntes Gefühl

Wie können wir unsere Arbeit noch besser organisieren? Wie können wir noch mehr Klarheit und Übersicht schaffen? Wie können wir vor allem Informationen strukturiert und schnell auffindbar archivieren und jede für unsere Tätigkeit relevante Aufgabe in einem verlässlichen System aufbewahren, damit wir sie nicht vergessen? Und wie bekommen wir das Gefühl in den Griff, so viel zu tun zu haben ohne jemals über genügend Zeit zu verfügen, um alles zu machen?

Obwohl uns diese Fragen schon eine zeitlang beschäftigten, hatten wir eine wirklich gute Lösung noch nicht gefunden. Bis zu dem Tag als ich im Web auf das Kürzel GTD stieß. GTD ist das Acronym für Getting Things Done und ist der Titel eines Buches von David Allen mit dem passenden Untertitel “The Art of Stress-Free Productivity”. (Die Deutsche Übersetzung trägt den Titel: Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag). Viele werden schon davon gehört haben – das Buch erschien immerhin bereits vor sechs Jahren und ist vor allem in den Vereinigten Staaten in der Internet- und Blogszene ein wirklicher Renner.

David Allen verspricht unter dem Motto “eine neue Gewohnheit für eine neue Wirklichkeit”, dass es mit seinem System für uns möglich wird, trotz einer unüberschaubar großen Anzahl an Dingen, die es zu erledigen gilt, weiterhin produktiv und Herr der Lage zu sein – und das mit klarem Kopf und einem angenehmen und entspannten Gefühl im Bauch.


Klar waren wir gespannt und haben uns das Buch gleich beschafft und gelesen. Die Methode ließen wir sodann in unseren Arbeitsalltag einfließen und sind von ihren Auswirkungen begeistert. Hier wollen wir Ihnen die GTD-Methode vorstellen, um Ihnen ein Gefühl dafür zu geben, wie David Allens System funktioniert, während Sie sich überlegen können, das Buch selbst zu kaufen (erhältlich bei amazon.de oder in jeder gut sortierten Buchhandlung – wir empfehlen die Originalfassung in englischer Sprache) und die Methode in Ihrem eigenen Alltag selbst auszuprobieren. In späteren Beiträgen werden wir einzelne Aspekte näher betrachten und von unseren Erfahrungen in seiner Anwendung berichten.

Das Problem mit dem Krempel

Im Zentrum der GTD-Methode steht der Begriff: “Stuff” – zu Deutsch: Krempel, Unerledigtes. David Allen definiert den Begriff folgendermaßen: “alles, was Sie in Ihre psychische und physische Welt herein gelassen haben und nicht dort hin gehört, wo es sich gerade befindet, aber für das sie noch kein erwünschtes Resultat und keinen nächsten Handlungsschritt definiert haben.” (Übersetzung: eigene).

Der Schlüssel von GTD liegt in der Transformation von “Stuff” in klar definierte Elemente und zugehörigen Handlungsschritten. Und genau diese Schritte gilt es dann zu managen. Voraussetzung dafür ist es, den ganzen Krempel aus den Köpfen zu bekommen, an einem Ort zu sammeln und in einem verlässliches System zu organisieren, welches wir regelmäßig kontrollieren.

“Das Licht auf der Toilette geht nicht mehr. Ich muss eine Energiesparlampe besorgen.”
“Die Druckvorlage ist nicht korrekt. Ich muss mich mit dem Produzenten in Verbindung setzen.”
“Dieses Buch möchte ich unbedingt lesen.”

Sie kennen das. Unser Kopf ist voll von solchen Gedankengängen. Es handelt sich dabei um innere Verpflichtungen und Aufgaben, die wir eingegangen sind. Dazu gehören E-Mails im Posteingang, gestapelte Notizen auf unserem Schreibtisch, Nachrichten auf unserer Mailbox, der überquellende Papierkorb, das defekte Blinklicht des Autos, der Impftermin der Katze und all das, was uns sonst noch durch den Kopf geistert.

David Allen nennt diese inneren Verpflichtungen “open loops” – offene Schleifen. Solange diese offenen Schleifen nicht geschlossen werden, belasten sie uns, weil unser Unbewusstes uns ständig an sie erinnert. Stress, Zerrissenheit und ein Gefühl, nicht mehr Herr der Lage zu sein, stellen sich ein und beeinflussen unsere Befindlichkeit, Kreativität, und Produktivität.

Während Sie diese Zeilen lesen, sind Ihre Gedanken vielleicht zu einer anderen Sache gewandert, die nichts mit dem hier Gelesenen zu tun hat? Wenn ja, dann haben Sie eine dieser inneren Verpflichtungen, eine dieser offenen Schleifen kennen gelernt. Sie buhlen um Ihre Aufmerksamkeit, weil sie erledigt werden wollen.

Genau hier setzt auch die GTD-Methode an. Grundlegend geht es darum, jede offen Schleife, die entweder Ihr Denken belastet oder Ihre physische Welt verstopft, zu identifzieren,an einem Ort (David Allen spricht von einer Inbox) zu sammeln und in einem System, dem Ihr Gehirn vertraut, zu organisieren; GTD will, dass Sie all das fest halten, was Sie in Ihrer Welt als unvollständig erachten und das immerfort.

Als mögliche Sammelbehälter – Inboxen – bieten sich an: ein physischer Sammelbehälter, ein papier-basierendes oder elektronisches Notizsystem, ein Diktiergerät, E-Mail, ein Kalender.

Eine Inbox alleine ist aber noch nicht genug. Damit die Methode funktioniert, müssen Sie Ihre Inbox auch regelmäßig leeren. Dabei geht es darum, jedes einzelne Element herauszunehmen, zu identifizieren, zu entscheiden, was damit getan werden soll und – sofern es noch nicht abgeschlossen ist – es in Ihr System einfügen. Da es in diesem Schritt darum geht, Ihre Inbox wirklich zu leeren, legen Sie auch nichts mehr in sie zurück. Nachdem sie sich um sie gekümmert haben, ist Ihre Inbox dann auch tatsächlich leer – was ein unglaublich befreiendes Gefühl sein kann.

Folgende Fragen können Ihnen bei diesem Schritt nützlich sein:

1. Worum handelt es sich?
2. Was soll damit getan werden?
3. Was ist der nächste Handlungsschritt?

Sie können Ihre offenen Schleifen nicht organisieren, Sie können sie nur sammeln und verarbeiten. Was sich organisieren lässt – und das ist gar nicht mal so schwierig – sind die daraus resultierenden Handlungsschritte.

Damit sind einfache Sätze gemeint, die eine klare, physische Handlungsanweisung enthalten. Zum Beispiel finden sich (in Gedanken und auf Listen) häufig Anmerkungen und Einträge wie: “Reifen wechseln”. Diese Formulierung enthält jedoch nur einen unklaren Hinweis auf den nächsten, realen Handlungsschritt – außer wir kramen den Wagenheber hervor und legen selbst Hand an. Die Frage: Was ist der nächste Schritt? gibt Antwort darauf, was Sie als nächstes zu tun haben, nämlich: “Rufe Werkstatt an und vereinbare Termin für den Reifenwechsel”.

Schließlich werden beim Sammeln Ihres Krempels auch Dinge in die Inbox kommen, die Sie nicht wirklich brauchen oder keine Relevanz oder Wichtigkeit für Sie haben. In diesem Fall sollten Sie sie ein für alle Mal entsorgen! Das beugt Verstopfungen vor – bildlich gesprochen, natürlich. Potentiell nützliche Informationen, Ideen und Gegenstände, die Sie später noch einmal brauchen werden, führen Sie, jedoch, einem gut zugänglichen und organisierten Archiv zu.

So hat alles, was Sie behalten, einen relevanten Grund in Ihrem Leben zu sein. Sie bekommen die Gewissheit, dass nichts verloren geht und wissen immer, worum es geht – und das ist einfach ein gutes Gefühl.
Damit Ihr System nicht wieder in den alten Zustand zurück fällt, ist es für Sie unumgänglich, regelmäßig und konsequent Ihre Inbox zu leeren, Ihre Listen und Ordnern durchzugehen und den Inhalt von Neuem zu prüfen, zu reorganisieren oder einem Handlungsschritt zu zuordnen.

Probieren Sie dieses System aus, holen Sie sich aus der Methode, was für Sie nützlich scheint und machen Sie sie einer guten Gewohnheit. Sie werden aus diesem einfachen System eine Menge Zufriedenheit und eine Gewissheit gewinnen, nicht mehr nur zu reagieren sondern die Zügel Ihres Lebens selbst fest in Händen zu halten. Ihr Kopf ist frei, die Gedanken sind klar. Sie haben noch mehr Freude am täglichen Tun, können besser bei einer Sache bleiben und dem Moment voll und ganz Ihre Aufmerksamkeit schenken.